Aktualna wersja na dzień 10:47, 25 mar 2022

Moduł Podpisy elektroniczne odpowiada za możliwość podpisywania dokumentów w formie dokumentowej.

Ważne! W związku z ewentualnymi wątpliwościami prawnymi, możliwość wdrożenia tego rozwiązania w Państwa firmie zalecamy skonsultować z własnym działem prawnym.

Konfiguracja modułu

Forma dokumentowa

Zmienne systemowe

Do uruchomienia formy dokumentowej niezbędne jest dodanie do systemu następujących zmiennych systemowych do kategorii Dokumenty:

• DOKUMENTY_podpis_forma_dokumentowa_confirm_email_template_id - ID szablonu email, który wysyłany jest po podpisaniu dokumentów. Przykładowa wartość zmiennej:

64

• DOKUMENTY_podpis_forma_dokumentowa_email_template_id - ID szablonu email, w którym wysyłany jest link do podpisu dokumentów. Przykładowa wartość zmiennej:

63

• DOKUMENTY_podpis_forma_dokumentowa_token_email_template_id - ID szablonu email, którym zostanie wysłane hasło. Przykładowa wartość zmiennej:

65

• DOKUMENTY_podpis_forma_dokumentowa_token_sms_template - Szablon wiadomości SMS z hasłem do podpisu dokumentów. Przykładowa wartość zmiennej:

Hasło nr %nr% z dnia %dzien% do potwierdzenia dokumentów to: %haslo%

• DOKUMENTY_podpis_forma_dokumentowa_archive_encrypt - Określa, czy archiwum ZIP z dokumentami ma być zabezpieczone hasłem. Domyślnie hasłem jest 5 ostatnich cyfr numeru PESEL, w przypadku braku nr PESEL są to 3 ostatnie cyfry nr dowodu osobistego, jeśli brak nr dowodu hasłem jest ID klienta. Dostępne wartości zmiennej:

false - bez hasła
true - z hasłem

• DOKUMENTY_podpis_forma_dokumentowa_link_expire_time - Czas wyrażony w godzinach, przez jaki będzie aktywny link do formularza. Przykładowa wartość zmiennej:

72

• DOKUMENTY_podpis_forma_dokumentowa_report_email - Adresy email oddzielone przecinkiem, na które zostanie wysłany raport po podpisaniu dokumentów // false - wyłącza wysyłanie raportu

test@net47.pl

• DOKUMENTY_podpis_forma_dokumentowa_report_email_template_id - ID szablonu email, który zostanie wysłany do BOK po podpisaniu dokumentów. Przykładowa wartość zmiennej:

67

• DOKUMENTY_podpis_forma_dokumentowa_verify - Określa, czy przed wyświetleniem formularza wymagać potwierdzenia tożsamości. Dostępne wartości zmiennej:

true
false

• DOKUMENTY_podpis_forma_dokumentowa_verify_sms_template - Szablon wiadomości SMS z hasłem do weryfikacji tożsamości. Przykładowa wartość zmiennej:

Hasło nr %nr% z dnia %dzien% do potwierdzenia dokumentów to: %haslo%

Konfiguracja oświadczeń

Konfigurator oświadczeń znajduje się w menu > system > szablony dokumentów > oświadczenia. Domyślnie utworzonych jest typów 7 oświadczeń, które można dostosować do własnych potrzeb. Oświadczenia oparte są na skrypcie, który wykorzystuje:

• zmienne odpowiadajace konkretnym typom dokumentów w bazie danych np. wzorce_umowa, wzorce_regulamin (objaśnienie poniżej),
• znaczniki [radio][/radio], które tworzą wybór jednej spośród dwóch opcji np.

Abonent oświadcza, iż przed zawarciem Umowy [radio required value="yes" name="wzorce"]otrzymał (i zapoznał się oraz zaakceptował)[/radio] / [radio value="no" name="wzorce"]nie otrzymał[/radio] wzorzec:

Wymagane parametry:
- value = "no" lub "yes"
- name = "x" - gdzie x to nazwa kategorii oświadczeń. Parametr name musi być identyczny dla obu opcji value (no oraz yes)

• znaczniki [Item][checkbox][/chechbox][/item], które umożliwiają stworzenie wyboru wielu opcji. Znaczniki item muszą zostać poprzedzone [list] i zakończone [/list] np.

[list]
[item][checkbox name="wzroce_umowa"][/chechbox][/item]
[/list]

Wymagane parametry:

- name = "x" gdzie x to nazwa zgody

• znacznik [list][/list] pozwala tworzyć listę checkboxów ([Item]) np.

Dodatkowe opcje:
- [List required_all] - jeśli wymagamy zaznaczenia wszyskich checkboxów z listy
- [List required_one_of] - wymagane jest zaznacznego przynajmniej jednego checkboxa

Przykład oświadczenia:

• Oświadczene o otrzymaniu wzorców dokumentów

Abonent oświadcza, iż przed zawarciem Umowy [radio required value="yes" name="wzorce"]otrzymał (i zapoznał się oraz zaakceptował)[/radio] / [radio value="no" name="wzorce"]nie otrzymał[/radio] wzorzec:
[list required_all]
[item][checkbox name="wzroce_umowa"]Umowy[/checkbox][/item]
[item][checkbox name="wzorce_regulamin"]Regulaminu świadczenia usług telekomunikacyjnych[/checkbox][/item]
[item][checkbox name="wzorce_cennik"]Cennika usług telekomunikacyjnych[/checkbox][/item]
[item][checkbox name="wzorce_regulamin_promocji"]Regulaminu Promocji[/checkbox][/item]
[item][checkbox name="wzorce_instrukcja_sprzet"]Instrukcji postępowania ze sprzętem w razie wyładowań atmosferycznych[/checkbox][/item]
[item][checkbox name="wzorce_rodo"]Informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych, dotyczących usług świadczonych przez Dostawcę usług[/checkbox][/item]
[/list]

Objaśnienie zmiennych

Ważne! Nazwy zmiennych nie mogą być zmieniane

Zmienne podzielone są na kategorie:

1. wzorce- wzorce dokumentów. Dostępne zmienne:

• wzroce_umowa - dokument o typie "Umowa"
• wzorce_regulamin - dokument o typie "Regulamin"
• wzorce_cennik - dokument o typie "Cennik"
• wzorce_regulamin_promocji - dokument o typie "Regulamin Promocji"
• wzorce_instrukcja_sprzet - dokument o typie "Instrukcja obsługi sprzętu"
• wzorce_rodo - dokument o typie "Informacja o przetwarzaniu danych osobowych"

2. przetwarzanie_marketing - przetwarzanie danych w celach marketingowych. Dostępne zmienne:

• przetwarzanie_marketing

3. fv_elektroniczne - przesyłanie FV w formie wiadomości elektronicznej. Dostępne zmienne:

• fv_elektroniczne_sprzeciw
• fv_elektroniczne_ebok
• fv_elektroniczne_email
• fv_elektroniczne

4. przetwarzanie_umowa - przetwarzanie danych w celach realizacji umowy. Dostępne zmienne:

• przetwarzanie_umowa

5. zmiany_warunkow_ - przesyłanie informacji o zmianie warunków umowy. Dostępne zmienne:

• zmiany_warunkow_sprzeciw
• zmiany_warunkow_ebok
• zmiany_warunkow_email

6. reklamacje_elektroniczne - potwierdzenie przyjęcia reklamacji oraz udzielania na nie odpowiedzi. Dostępne zmienne:

• reklamacje_ebok
• reklamacje_email
• reklamacje_elektroniczne

7. sprzet_sposoby_postepowania - instrukcja postępowania ze sprzętem. Dostępne zmienne:

• sprzet_odlaczanie
• sprzet_sposoby_postepowania

Instrukcja obsługi

Instrukcja dla użytkownika

Aby przesłać do klienta zlecenie podpisania dokumentów w formie dokumentowej należy:

• wybrać dokumenty na liście dokumentów klienta poprzez kliknięcie checkbox'a w pierwszej kolumnie

• wybrać opcję Zaznaczone: Zleć podpis w formie dokumentowej

• Następnie klient otrzyma wiadomość e-mail z tematem "Umowa abonencka do podpisania" z linkiem do strony podpisu o następującej treści (treść można edytować w menu > system > ustawienia systemu > szablony e-mail):

Szanowni Państwo,

Pod adresem https://net47.mojadomena.pl/userpanel/documents/accept/UUID/(losowo generowany ciąg znaków) przygotowalismy wygodny formularz (formularz będzie aktywny przez 24 godziny), który pozwoli Państwu na podpisanie dokumentów online.
Prosimy o kliknięcie w link i postępowanie zgodnie z instrukcją. (Jeśli link się nie otwiera należy go skopiować i wkleić do paska adresu przeglądarki).

Ważne! Link wygasa po ilości godzin określonych w zmiennej DOKUMENTY_podpis_forma_dokumentowa_link_expire_time.

Formularz dla klienta

Po kliknięciu w link z wiadomości, klient zostanie przekierowany na stronę z formularzem. Opcjonalnie można uruchomić procedurę weryfikacji tożsamości przed udzieleniem dostępu do formularza. Weryfikacja polega na wprowadzeniu kodu przesłanego w wiadomości SMS lub poprzez podanie danych do panelu klienta (w zależności od wybranej opcji).

Po poprawnym przejściu procesu weryfikacji, pojawi się formularz oświadczeń

Następnie w formularzu pojawią się dokumenty wybrane z listy. Dokumenty należy zatwierdzić.

Aby zatwierdzić dokument, należy kliknąć przycisk "Akceptuję powyższy dokument" (każdy z dokumentów posiada osobny przycisk do zatwierdzenia).

Warunkiem przejścia do kolejnego dokumentu jest zatwierdzenie poprzedniego.

Następnie klient wybiera formę przesłania kod autoryzującego, służącego do zatwierdzenia podpisu.

Ma do wyboru dwie możliwości: wiadomość SMS lub E-mail. Po wybraniu jednej z nich, pojawi się 60-cio sekundowe odliczanie, po którym można ponownie wywołać żądanie wysłania wiadomości z kodem autoryzującym. Po wygenerowaniu nowego kodu poprzedni wygasa. Ostatnim krokiem jest zatwierdzenie podpisu poprzez wprowadzenie kodu wysłanego w wiadomości SMS lub w wiadomości E-mail (w zależności od formy wybranej przez klienta).

Po zatwierdzeniu zostanie wysłana do klienta wiadomość e-mail (z załączonymi dokumentami w zaszyfrowanym archiwum ZIP - hasłem jest: 5 ostatnich znaków numeru PESEL lub przy braku PESEL - 3 ostatnie znaki numeru dowodu osobistego lub przy braku dowodu osobistego - identyfikator klienta) z tematem "Potwierdzenie podpisania dokumentów" o następującej treści (treść można edytować w menu > system > ustawienia systemu > szablony e-mail):

Szanowni Państwo,

Potwierdzamy pomyślne zakończenie procesu podpisywania dokumentów.
W załączniku przesyłamy komplet dokumentów.

Hasło do archiwum ZIP to 5 ostatnich cyfr numeru PESEL

Lista dokumentów zleconych do podpisu

Znajduje się w menu > klienci > dokumenty > forma dokumentowa. Na liście prezentowane są wszystkie dokumenty zlecone do podpisu oraz ich status.