Podpisy elektroniczne

Moduł Podpisy elektroniczne odpowiada za możliwość podpisywania dokumentów w formie dokumentowej.

Ważne! W związku z ewentualnymi wątpliwościami prawnymi, możliwość wdrożenia tego rozwiązania w Państwa firmie zalecamy skonsultować z własnym działem prawnym.

Konfiguracja modułu

Forma dokumentowa

Zmienne systemowe

Do uruchomienia formy dokumentowej niezbędne jest dodanie do systemu następujących zmiennych systemowych do kategorii Dokumenty:

• DOKUMENTY_podpis_forma_dokumentowa_confirm_email_template_id - ID szablonu email, który wysyłany jest po podpisaniu dokumentów. Przykładowa wartość zmiennej:

64

• DOKUMENTY_podpis_forma_dokumentowa_email_template_id - ID szablonu email, w którym wysyłany jest link do podpisu dokumentów. Przykładowa wartość zmiennej:

63

• DOKUMENTY_podpis_forma_dokumentowa_token_email_template_id - ID szablonu email, którym zostanie wysłane hasło. Przykładowa wartość zmiennej:

65

• DOKUMENTY_podpis_forma_dokumentowa_token_sms_template - Szablon wiadomości SMS z hasłem do podpisu dokumentów. Przykładowa wartość zmiennej:

Hasło nr %nr% z dnia %dzien% do potwierdzenia dokumentów to: %haslo%

• DOKUMENTY_podpis_forma_dokumentowa_archive_encrypt - Określa, czy archiwum ZIP z dokumentami ma być zabezpieczone hasłem. Domyślnie hasłem jest 5 ostatnich cyfr numeru PESEL, w przypadku braku nr PESEL są to 3 ostatnie cyfry nr dowodu osobistego, jeśli brak nr dowodu hasłem jest ID klienta. Dostępne wartości zmiennej:

false - bez hasła
true - z hasłem

• DOKUMENTY_podpis_forma_dokumentowa_link_expire_time - Czas wyrażony w godzinach, przez jaki będzie aktywny link do formularza. Przykładowa wartość zmiennej:

72

• DOKUMENTY_podpis_forma_dokumentowa_report_email - Adresy email oddzielone przecinkiem, na które zostanie wysłany raport po podpisaniu dokumentów // false - wyłącza wysyłanie raportu

test@net47.pl

• DOKUMENTY_podpis_forma_dokumentowa_report_email_template_id - ID szablonu email, który zostanie wysłany do BOK po podpisaniu dokumentów. Przykładowa wartość zmiennej:

67

• DOKUMENTY_podpis_forma_dokumentowa_verify - Określa, czy przed wyświetleniem formularza wymagać potwierdzenia tożsamości. Dostępne wartości zmiennej:

true
false

• DOKUMENTY_podpis_forma_dokumentowa_verify_sms_template - Szablon wiadomości SMS z hasłem do weryfikacji tożsamości. Przykładowa wartość zmiennej:

Hasło nr %nr% z dnia %dzien% do potwierdzenia dokumentów to: %haslo%

Konfiguracja oświadczeń

Konfigurator oświadczeń znajduje się w menu > system > szablony dokumentów > oświadczenia. Domyślnie utworzonych jest typów 7 oświadczeń, które można dostosować do własnych potrzeb. Oświadczenia oparte są na skrypcie, który wykorzystuje:

• zmienne odpowiadajace konkretnym typom dokumentów w bazie danych np. wzorce_umowa, wzorce_regulamin (objaśnienie poniżej),
• znaczniki [radio][/radio], które tworzą wybór jednej spośród dwóch opcji np.

Abonent oświadcza, iż przed zawarciem Umowy [radio required value="yes" name="wzorce"]otrzymał (i zapoznał się oraz zaakceptował)[/radio] / [radio value="no" name="wzorce"]nie otrzymał[/radio] wzorzec:

Wymagane parametry:
- value = "no" lub "yes"
- name = "x" - gdzie x to nazwa kategorii oświadczeń. Parametr name musi być identyczny dla obu opcji value (no oraz yes)

• znaczniki [Item][checkbox][/chechbox][/item], które umożliwiają stworzenie wyboru wielu opcji. Znaczniki item muszą zostać poprzedzone [list] i zakończone [/list] np.

[list]
[item][checkbox name="wzroce_umowa"][/chechbox][/item]
[/list]

Wymagane parametry:

- name = "x" gdzie x to nazwa zgody

• znacznik [list][/list] pozwala tworzyć listę checkboxów ([Item]) np.

Dodatkowe opcje:
- [List required_all] - jeśli wymagamy zaznaczenia wszyskich checkboxów z listy
- [List required_one_of] - wymagane jest zaznacznego przynajmniej jednego checkboxa

Przykład oświadczenia:

• Oświadczene o otrzymaniu wzorców dokumentów

Abonent oświadcza, iż przed zawarciem Umowy [radio required value="yes" name="wzorce"]otrzymał (i zapoznał się oraz zaakceptował)[/radio] / [radio value="no" name="wzorce"]nie otrzymał[/radio] wzorzec:
[list required_all]
[item][checkbox name="wzroce_umowa"]Umowy[/checkbox][/item]
[item][checkbox name="wzorce_regulamin"]Regulaminu świadczenia usług telekomunikacyjnych[/checkbox][/item]
[item][checkbox name="wzorce_cennik"]Cennika usług telekomunikacyjnych[/checkbox][/item]
[item][checkbox name="wzorce_regulamin_promocji"]Regulaminu Promocji[/checkbox][/item]
[item][checkbox name="wzorce_instrukcja_sprzet"]Instrukcji postępowania ze sprzętem w razie wyładowań atmosferycznych[/checkbox][/item]
[item][checkbox name="wzorce_rodo"]Informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych, dotyczących usług świadczonych przez Dostawcę usług[/checkbox][/item]
[/list]

Objaśnienie zmiennych

Ważne! Nazwy zmiennych nie mogą być zmieniane

Zmienne podzielone są na kategorie:

1. wzorce- wzorce dokumentów. Dostępne zmienne:

• wzroce_umowa - dokument o typie "Umowa"
• wzorce_regulamin - dokument o typie "Regulamin"
• wzorce_cennik - dokument o typie "Cennik"
• wzorce_regulamin_promocji - dokument o typie "Regulamin Promocji"
• wzorce_instrukcja_sprzet - dokument o typie "Instrukcja obsługi sprzętu"
• wzorce_rodo - dokument o typie "Informacja o przetwarzaniu danych osobowych"

2. przetwarzanie_marketing - przetwarzanie danych w celach marketingowych. Dostępne zmienne:

• przetwarzanie_marketing

3. fv_elektroniczne - przesyłanie FV w formie wiadomości elektronicznej. Dostępne zmienne:

• fv_elektroniczne_sprzeciw
• fv_elektroniczne_ebok
• fv_elektroniczne_email
• fv_elektroniczne

4. przetwarzanie_umowa - przetwarzanie danych w celach realizacji umowy. Dostępne zmienne:

• przetwarzanie_umowa

5. zmiany_warunkow_ - przesyłanie informacji o zmianie warunków umowy. Dostępne zmienne:

• zmiany_warunkow_sprzeciw
• zmiany_warunkow_ebok
• zmiany_warunkow_email

6. reklamacje_elektroniczne - potwierdzenie przyjęcia reklamacji oraz udzielania na nie odpowiedzi. Dostępne zmienne:

• reklamacje_ebok
• reklamacje_email
• reklamacje_elektroniczne

7. sprzet_sposoby_postepowania - instrukcja postępowania ze sprzętem. Dostępne zmienne:

• sprzet_odlaczanie
• sprzet_sposoby_postepowania

Instrukcja obsługi

Instrukcja dla użytkownika

Aby przesłać do klienta zlecenie podpisania dokumentów w formie dokumentowej należy:

• wybrać dokumenty na liście dokumentów klienta poprzez kliknięcie checkbox'a w pierwszej kolumnie

• wybrać opcję Zaznaczone: Zleć podpis w formie dokumentowej

• Następnie klient otrzyma wiadomość e-mail z tematem "Umowa abonencka do podpisania" z linkiem do strony podpisu o następującej treści (treść można edytować w menu > system > ustawienia systemu > szablony e-mail):

Szanowni Państwo,

Pod adresem https://net47.mojadomena.pl/userpanel/documents/accept/UUID/(losowo generowany ciąg znaków) przygotowalismy wygodny formularz (formularz będzie aktywny przez 24 godziny), który pozwoli Państwu na podpisanie dokumentów online.
Prosimy o kliknięcie w link i postępowanie zgodnie z instrukcją. (Jeśli link się nie otwiera należy go skopiować i wkleić do paska adresu przeglądarki).

Ważne! Link wygasa po 24 godzinach.

Formularz dla klienta

Po kliknięciu w link z wiadomości, klient zostanie przekierowany na stronę z formularzem.

W formularzu znajdą się dokumenty wybrane z listy oraz skonfigurowane oświadczenia. Aby zatwiedzić dokument, należy kliknąć przycisk "Akceptuję powyższy dokument" (każdy z dokumentów posiada osobny przycisk do zatwierdzenia).

Warunkiem przejścia do kolejnego dokumentu jest zatwierdzenie poprzedniego.

Następnie klient wypełnia formularz oświadczeń.

Następnie klient wybiera formę przesłania kod autoryzującego, służącego do zatwierdzenia podpisu.

Ma do wyboru dwie możliwości: wiadomość SMS lub E-mail. Po wybraniu jednej z nich, pojawi się 60-cio sekundowe odliczanie, po którym można ponownie wywołać żądanie wysłania wiadomości z kodem autoryzującym. Po wygenerowaniu nowego kodu poprzedni wygasa. Ostatnim krokiem jest zatwierdzenie podpisu poprzez wprowadzenie kodu wysłanego w wiadomości SMS lub w wiadomości E-mail (w zależności od formy wybranej przez klienta).

Po zatwierdzeniu zostaje wysłana do klienta wiadomość e-mail (z załączonymi dokumentami w archiwum ZIP) z tematem "Potwierdzenie podpisania dokumentów" o następującej treści (treść można edytować w menu > system > ustawienia systemu > szablony e-mail):

Szanowni Państwo,

Potwierdzamy pomyślne zakończenie procesu podpisywania dokumentów.
W załączniku przesyłamy komplet dokumentów.

Lista dokumentów zleconych do podpisu

Znajduje się w menu > klienci > dokumenty > forma dokumentowa. Na liście prezentowane są wszystkie dokumenty zlecone do podpisu oraz ich status.